Hvis du leder efter et job, er chancerne gode, at der vil være tidspunkter, hvor du har brug for at sende dit CV og følgebrev til en ansættelsesleder via e-mail. Når du beslutter, hvordan du skal nærme dig processen med at e-maile disse vigtige dokumenter, er det vigtigt at overveje modtagerens præferencer såvel som de udfordringer, du kan stå over for, når du sender et formateret dokument via e-mail.
Foretrukket indsendelsesmetode
CV og følgebrev kan sendes effektivt i selve en e-mail-meddelelse eller som vedhæftede filer. Mens den nemmeste mulighed typisk er at inkludere følgebrevet i kroppen af din e-mail med CV'en som en PDF-vedhæftet fil, er det ikke, hvad alle mennesker eller virksomheder foretrækker.
relaterede artikler- Eksempler på følgebrev på college
- Sådan skriver du et godt følgebrev
- Prøver på CV-følgebrev, der viser, hvordan du kan sælge dig selv
Svar på en annonce
Hvis du svarer på en jobmeddelelse, der anmoder om indsendelse af et CV og følgebrev via e-mail, skal du se nøje på teksten for at se, om et foretrukket format er angivet. Følg alle instruktioner, der gives nøjagtigt, ellers bliver du udelukket fra overvejelse.
- Hvis instruktionerne angiver at inkludere dine oplysninger i brødteksten til en e-mail, skal du ikke sende en vedhæftet fil. Nogle virksomheder accepterer ikke vedhæftede filer fra personer uden for deres virksomhed, og sådanne dokumenter kommer muligvis ikke engang gennem firmaets spamfilter.
- Hvis meddelelsen anmoder om, at et eller begge dokumenter indsendes som vedhæftede filer, skal du følge disse instruktioner. Den person, der modtager e-mails, kan simpelthen udskrive vedhæftede filer på vegne af den person, der vil screene dem for at oprette interviews.
Generel CV-indsendelse
Hvis du ikke reagerer på en stillingsmeddelelse, men snarere sender et uopfordret CV i håb om at fange opmærksomheden hos en ansættelsesleder eller HR-professionel, skal du tage dig tid til at prøve at finde ud af, hvilket format der foretrækkes.
- Hvis du møder nogen på en netværksbegivenhed, der foreslår, at du sender et CV og følgebrev, så spørg om han eller hun har en præference for, hvordan dokumenterne sendes.
- Hvis du sender dit CV som et 'kaldt opkald' for at blive overvejet til ansættelse, skal du kontakte firmaet for at finde ud af, hvem du skal sende dokumentet til, og hvilken e-mail-adresse du skal bruge, samt hvilket format der foretrækkes.
Indsendelsesmuligheder
Når du kender præferencerne for den person eller organisation, du kontakter, vil du være i stand til at forberede dit CV og følgebrev, der skal sendes via e-mail. Baseret på disse præferencer vil du gå med en af fire muligheder.
- Følgebrev i brødteksten af e-mail, genoptages som vedhæftet fil
- Følgebrev og CV i brødteksten af e-mailen
- Følgebrev og genoptag som separate bilag
- Følgebrev og genoptag i samme dokument som en enkelt vedhæftet fil
Job ansøning
E-mail-krop
For følgebrev, der vil blive inkluderet i brødteksten til en e-mail:
- Forbered dit følgebrev i Word eller et andet tekstbehandlingsprogram.
- Korrekturlæs og stavekontrol det nøje, før du kopierer og indsætter det i e-mail-editoren.
- Foretag de nødvendige afstandsjusteringer for at holde afsnitsstrukturen intakt ved hjælp af pil- og returtasterne.
- Hvis du inkluderer både følgebrevet og genoptager brødteksten i en e-mail, skal følgebrevet først vises.
Vedhæftet fil
For vedhæftede brev vedhæftede filer:
steder at shoppe for teenagepiger
- Forbered brevet i dit foretrukne tekstbehandlingsprogram ligesom med et forretningsbrev.
- Korrekturlæs og stavekontrol af dokumentet nøje, inden det afsluttes.
- Sørg for, at formatet er visuelt tiltalende og ser attraktivt ud, hvis det udskrives. Sørg for, at det ser godt ud til at sende på papir.
- Konverter brevet til et PDF-dokument, før du vedhæfter det til en e-mail-besked, så du kan være sikker på, at modtageren kan åbne det og se det, som du havde tænkt dig.
- Brug et beskrivende filnavn, såsom dit navn og sætningen 'følgebrev'.
- Vedhæft brevet til e-mail-beskeden ved hjælp af den relevante kommando i din e-mail-editor, som normalt er knyttet til et ikon, der ligner en papirclips.
Genoptag
E-mail-krop
For genoptagelser, der er inkluderet i brødteksten til en e-mail:
- Hvis dit CV går ind i selve en e-mail-besked, er chancerne for, at dit følgebrev også er det. Følgebrevet skal være først, og det er bedst at indsætte en linje i slutningen af brevet for at adskille det fra CV'et.
- Opret dit CV i et tekstbehandlingsdokument, og sørg for at korrekturlæse det grundigt, før du flytter det til e-mail-skabelonen.
- Formater dokumentet, så der ikke er behov for faner (fordi de sandsynligvis ikke stemmer overens med den måde, du havde tænkt dig på modtagerens computer).
- Den nemmeste måde at gøre dette på er at placere overskrifterne i venstre margen i fed skrift direkte over de tekstafsnit, de beskriver.
- Alternativt kan du oprette dit CV inde i en tabel, selvom du vil gøre cellekonturerne usynlige, hvis du gør dette. Hvis du gør dette, holdes afstanden, selv når din besked transmitteres.
- Kopier dit CV til e-mail-skabelonen.
- Send det til dig selv for at se, om det ser okay ud, når det modtages. Hvis det ser godt ud for dig, skal du sende det til et par venner, der bruger forskellige e-mail-systemer end dig, så du kan få en god idé om, hvordan det vil se ud for modtageren.
Vedhæftet fil
For CV'er, der sendes som en vedhæftet fil:
- Når du sender dit CV som en vedhæftet fil, kan du være mere kreativ med formateringen, end hvis den sendes inden for teksten i en e-mail.
- Opret dit CV i dit foretrukne tekstbehandlingsprogram, og indstil det med overskrifter, faner og punkttegn efter ønske.
- Korrekturlæs dokumentet omhyggeligt, og sørg for at kontrollere for alle typer fejl (stavning, grammatik, stil, klarhed, nøjagtighed osv.).
- Når du er sikker på, at dokumentet er korrekt, skal du færdiggøre det til afsendelse ved at konvertere det til en PDF-fil, så du kan være sikker på, hvordan dokumentet vil se ud for den person, der modtager det.
- Brug et beskrivende filnavn, såsom 'CV af Bob Jones' (ved hjælp af dit navn).
- Vedhæft den til e-mail-beskeden ved hjælp af den relevante kommando i din e-mail-editor, typisk repræsenteret af et ikon af en papirclips.
Kombineret følgebrev / CV-vedhæftet fil
Når du kombinerer dit følgebrev og genoptager i et enkelt dokument, der sendes som en vedhæftet fil:
- Opret brevet i dit yndlings tekstbehandlingsprogram, og sørg for, at det er formateret, så det ser godt ud, hvis du udskriver det.
- Indsæt et sideskift i bunden af brevet.
- Under sideskiftet skal du enten oprette dit CV eller kopiere det fra et andet dokument.
- Korrekturlæs omhyggeligt, og sørg for, at begge dokumenter er velskrevne, nøjagtige og fri for fejl.
- Konverter det færdige dokument til en PDF igen for at sikre, at formateringen forbliver, som du konfigurerer det, uanset hvilken software den person, der ser det bruger.
- Vedhæft det til din e-mail-besked.
PDF-konverteringer til vedhæftede filer
Spring ikke over trinnet med at konvertere dit CV eller følgebrev til PDF, hvis du sender enten et dokument (eller begge dele) som en vedhæftet fil. Hvis du ikke gør dette, risikerer du at få dit hårde arbejde negeret af margener, der er indstillet forskelligt på modtagerens maskine, eller at dokumentet er ulæseligt, fordi det går til en person, der ikke har et tekstbehandlingsprogram, der er kompatibel med din.
Hvis dit tekstbehandlingsprogram ikke giver dig mulighed for at bruge 'Gem som' til at konvertere dine dokumenter til PDF-filer til brug som vedhæftede filer, kan du downloade PrimoPDF , et gratis konverteringsprogram, der er let at bruge.
Meddelelsesorgan til vedhæftede filer
Hvis du sender både dit CV og følgebrevet som vedhæftede filer, uanset om de er i en eller to filer, skal du sætte noget tekst i brødteksten i din e-mail-besked. Hvis du skulle sende en tom besked med en eller to vedhæftede filer, kunne det være en udløser for spamfiltre for at ekskludere din besked, og det kunne også forhindre modtageren i at føle sig godt tilpas ved at åbne vedhæftede filer, selvom din besked kommer igennem. Overvej at medtage tekst i retning af:
Hr. Smith,
Se vedlagte CV og følgebrev, indsendt som svar på din annonce på CareerBuilder for en administrativ assistent.
Hilsen,
Sally Somebody
hvordan man får rust fra grillen
Tips til emnelinjer
At vælge en passende emnelinje til dit CV og e-mail med følgebrev er lige så vigtigt som kvaliteten af selve dokumenterne. Vælg en emnelinje, der gør det let for modtageren at søge efter din korrespondance i hans eller hendes indbakke. Hvis du reagerer på en bestemt åbning, skal du overveje noget som 'John Doe - Accounting Clerk Application'. Hvis du ikke reagerer på en annonce, kan noget som 'Jill Alltrades - CV til overvejelse' være passende. Nøglen er at inkludere dit navn og give en forhåndsvisning af formålet med meddelelsen.
