I løbet af livet vil de fleste blive forpligtet til at skrive formelle breve til forskellige lejligheder. Det accepterede format for et formelt brev, undertiden kaldet et forretningsbrev, er præcist og skal følges for at blive taget alvorligt.
Sådan bruges prøveformelbrevet
Download dette redigerbare formelle brev.
Klik på billedet for at bruge prøvebrevet. På dette tidspunkt kan du enten downloade det til din computer til senere brug eller redigere det efter dine behov og derefter gemme og downloade det. Klik på billedet for at downloade brevet, så åbnes det i et nyt vindue. Klik derefter på downloadikonet for at gemme det på din computer.
relaterede artikler
- Sådan retter du et brev til en familie korrekt
- Eksempel på anmodningsbreve
- Sådan skriver du et forretningsbrev
Sådan redigeres brevet, før det downloades:
- Klik på billedet.
- Klik på det område, du vil redigere, og fremhæv teksten der.
- Skift teksten efter behov.
Hvis du har brug for hjælp til at downloade det printbare, detteguidekan være en nyttig ressource.
Sådan skriver du et formelt brev
At vide, hvad man skal skrive, og hvordan man skriver et formelt brev er utvivlsomt en færdighed, du vil bruge gentagne gange i hele dit professionelle liv. At følge det korrekte format er lige så vigtigt som det, du rent faktisk skriver, når det kommer til formelle breve.
Trin 1: Indsaml information
For at skrive dit brev skal du have oplysninger om dig selv og den person, du skriver til. Du bliver nødt til at medtage din adresse og alle oplysninger om dig, der understøtter formålet med brevet.
Oplysninger, du har brug for om modtageren af dit brev, inkluderer:
- Fulde navn
- Titel (Dr., pastor, fru)
- Virksomheds- eller organisationsnavn
- Postadresse
Når du sender et formelt brev, er det den bedste praksis at rette det til en bestemt person. Hvis du er usikker på, hvem du skal dirigere dit brev, kan du tjekke virksomhedens websted eller ringe direkte til dem. Når du ikke kender personens titel, eller når du er usikker på, om det er en mand eller kvinde, kan du bare bruge personens fulde navn alene.
Opbevar alle disse oplysninger ét sted, hvor du nemt kan finde dem, mens du skriver dit brev. Dette vil gøre den faktiske brevskrivningsproces lettere.
Trin 2: Formatering
Der er et generelt accepteret standardformat for formelle breve. Hold dig til dette format, så får du indtryk af, at du respekterer formaliteten i situationen og har gjort en indsats for at undersøge formatering. Det Purdue Online Writing Lab tilbyder specifikke retningslinjer for formatering af et formelt brev:
- 12-punkts skrifttype
- Times New Roman skrifttype
- Enkelt linjeafstand
- 1,5 tommer margener
- Blokformat
- Venstrejustering
- Datoer skrevet som i dette eksempel: 14. marts 1999 (med måneden stavet og året indeholdende fire cifre)
Trin 3: Overskrift
Overskriften inkluderer din adresse og dato; du sætter ikke dit navn i overskriften. Det er acceptabelt at medtage din e-mail-adresse og telefonnummer i overskriften, men det er ikke nødvendigt. Overskriften går i øverste venstre hjørne af dokumentet i et blokformat, hvilket betyder, at hver linje starter lige under den sidste.
Hvis du inkluderer en e-mail-adresse, skal du sørge for, at den er professionel. En e-mail-adresse som catsRcute@wahoo.com vil se umoden og uprofessionel ud. Når det er muligt, skal du oprette en e-mail-adresse, der kun bruger dit for- og efternavn. Den samme standard gælder for at inkludere et telefonnummer. Inkluder kun et nummer, hvor du let kan nås, eller hvor der er mulighed for at efterlade en besked til dig.
Trin 4: Indvendig adresse
Den indvendige adresse inkluderer navnet og adressen på den person, du skriver til. Oxford ordbøger deler, at dette afsnit af dit brev skal starte fire linjer under overskriften. Start med modtagerens titel og fulde navn. Hvis du ikke kender personens navn, kan du bruge hans eller hendes titel alene, men det er bedst at rette brevet til en bestemt person. Under navnet skriver du adressen med alle ord skrevet ud. For eksempel skal du bruge 'Street' ikke den forkortede 'st.'
Trin 5: Hilsen
Hilsen er dybest set en hilsen, som når du møder nogen personligt og siger 'Hej'. Dette afsnit skal starte to linjer under den indvendige adresse. Den mest almindeligt anvendte formelle hilsen ifølge skrive , er 'Kære'. Du vil derefter inkludere modtagerens titel og navn efterfulgt af et kolon. For eksempel kan du sige 'Kære Mr. Jones:'
Trin 6: Krop
Teksten til et brev er din egentlige besked. I et formelt brev kan du have et sted mellem et og tre afsnit i kroppen afhængigt af dit formål.
- Første afsnit - introducer dig selv og dit formål med at skrive
- Andet afsnit - Giv korte oplysninger, der understøtter dit formål
- Tredje afsnit - tak modtageren for deres tid og henvis til eventuelle leverede supplerende materialer
Brevteksten skal placeres to linjer under hilsen, så du springer en linje imellem dem.
Trin 7: Afslutning
Afslutningen er, hvordan du siger farvel i et brev. Spring en linje over efter kroppen, skriv derefter din lukning. Efter dinafsluttende sætningdu vil efterlade flere linjer under, og skriv derefter dit fulde navn. Det rum, du forlader, er der, hvor du fysisk underskriver brevet. Acceptable formelle lukninger inkluderer:
- Med venlig hilsen
- Med venlig hilsen
- Bedste ønsker
Sørg altid for at følge din lukning med et komma.
Trin 8: Redigering
Det er meget vigtigt at kontrollere formatet, stavningen og grammatikken i et formelt brev, inden du sender det. Denne form for opmærksomhed på detaljer viser din arbejdsmoral og evne til at følge op. Du kan bruge stavekontrol på din computer som udgangspunkt. Når du har gjort det, er det en god ide at bede en anden om at undersøge dokumentet. Du skal derefter kontrollere brevet selv en gang til, før du er færdig. Under redigering skal du og din valgte korrekturlæser se efter følgende:
- Korrekt stavning og ordbrug
- Korrekt tegnsætning
- Mellemrum og skrifttype
- Brug af korrekt grammatik
- Bogstavtone - skal være varm, respektfuld og professionel
- Fri for slangord og sammentrækninger
- Korrekt titel for modtageren
- Korrekte kontaktoplysninger for afsender og modtager
Det bedste første indtryk
Et formelt brev giver ofte det første indtryk af dig til en professionel, du ikke har mødt. Følg standardretningslinjerne for formatering, så bliver du taget alvorligt og respekteret.
